Portfolio Femke Edeling

Concept

Ontwerp

Onderzoek

Roosterbeheerapplicatie

Pieter van Foreest

Voor woonzorgcentrum Triangel onderzocht ik hoe het roosterproces efficiënter en minder stressvol ingericht kan worden. Op basis van interviews, enquêtes en deskresearch ontwikkelde ik een concept voor een toegankelijke roosterbeheerapplicatie. Het ontwerp focust op organisatiebrede inzet, duidelijke communicatie en motiverende beloningen. Lees hoe onderzoek de basis vormde voor een helder en bruikbaar concept.

Voor woonzorgcentrum Triangel, heb ik een onderzoek uitgevoerd naar het huidige roosterproces. De aanleiding voor dit onderzoek was dat teamleider Julia aanzienlijk veel tijd kwijt is aan het invullen van gaten in het rooster en het ruilen van diensten. Deze inefficiënties leiden tot een hoge werkdruk en frustratie bij zowel de teamleider als het personeel. De hoofdvraag die ik voor dit onderzoek had opgesteld luidde: Hoe kan een nieuwe roosterbeheerwebsite of applicatie ervoor zorgen dat de werkdruk voor de teamleider en het personeel van Triangel verlaagd wordt?

Onderzoek

Problemen in het huidige roosterproces
Uit zowel het interview als de enquête bleek dat er diverse knelpunten aanwezig zijn in het huidige systeem. Teamleider Julia is wekelijks, zo niet dagelijks bezig met het zoeken van vervanging voor ontbrekende diensten. Het bestaande platform biedt onvoldoende ondersteuning doordat:

Medewerkers beperkt inzicht hebben in elkaars roosters.

Ruilverzoeken vaak niet soepel verlopen.

De communicatie voornamelijk via WhatsApp of persoonlijk contact plaatsvindt.

Deze factoren zorgen voor onduidelijkheid en een tijdrovend proces bij het opvullen van roostergaten.

Behoeften en wensen van gebruikers
Zowel de teamleider als het personeel hebben aangegeven behoefte te hebben aan meer overzicht en flexibiliteit in het roosterproces. Concreet zouden ze willen:

Eenvoudig kunnen zien wie beschikbaar is.

Met toestemming elkaars roosters inzien, zodat beter op elkaars beschikbaarheid ingespeeld kan worden.

Sneller en efficiënter diensten kunnen ruilen.

Daarnaast werd het inzetten van personeel op een organisatiebrede basis als kans gezien, mits dit goed georganiseerd verloopt. Uit de enquête bleek verder dat een beloningssysteem voor extra diensten een positieve bijdrage kan leveren aan de motivatie van medewerkers.

Huidig gebruik van Ortec
Hoewel Ortec een aantal nuttige functies bezit – zoals een overzicht van het eigen rooster en verlofaanvragen – blijken er op meerdere fronten verbeterpunten te zijn:

De gebruikersinterface is onoverzichtelijk en niet gebruiksvriendelijk.

Functionaliteiten variëren per functie of afdeling, waardoor niet iedereen dezelfde gebruikerservaring heeft.

Medewerkers vermijden het systeem en vertrouwen meer op handmatige communicatie, wat het roosterbeheer moeilijker maakt.

Gebruikte Onderzoeksmethoden
De volgende methoden zijn ingezet om tot deze conclusies te komen:

Interview: Een semi-gestructureerd interview met de teamleider (oorspronkelijk gepland met Julia, maar uiteindelijk uitgevoerd via een collega die haar perspectief aannam en later gevalideerd werd).

Enquête: Een vragenlijst onder 10 personeelsleden om kwantitatieve en kwalitatieve inzichten te verzamelen.

Deskresearch: Analyse van het bestaande roosterbeheerplatform Ortec, en onderzoek naar methoden voor gezond roosteren en beloningen binnen de zorg.

• Persona’s en User Stories: Opgesteld als voorbereiding op de

ontwerp- en conceptfase, waarmee de behoeften en wensen van de

gebruikers scherp in kaart werden gebracht.

Eindconclusie onderzoek

Het onderzoek maakt duidelijk dat het roosterprobleem bij Triangel deels te wijten is aan personeelstekort, maar dat een digitale oplossing aanzienlijk kan bijdragen aan meer overzicht, efficiëntie en werkplezier. De huidige knelpunten, met name de inefficiënte communicatie en het gebrek aan overzicht kunnen door een gebruiksvriendelijk systeem worden verminderd. Door medewerkers de mogelijkheid te bieden om hun beschikbaarheid en voorkeuren in te kunnen vullen en door een organisatiebrede inzet mogelijk te maken, ontstaat er een flexibeler en efficiënter roosterproces. Bovendien kan een beloningssysteem extra motivatie bieden om diensten op zich te nemen, wat bijdraagt aan een lagere werkdruk en een hogere medewerkerstevredenheid. Deze inzichten vormen de basis voor het verdere concept en ontwerp van de nieuwe digitale oplossing, die als doel heeft de efficiëntie en het werkplezier binnen Triangel te verhogen.

Conceptfase

In de conceptfase ben ik begonnen met het verzamelen van alle eerste ideeën en het scherp krijgen van de probleemstelling. Ik heb eerst een braindump gedaan, waarbij ik al mijn gedachten op stickynotes heb vastgelegd. Dit hielp me om een eerste overzicht te krijgen van wat er speelde en welke thema’s belangrijk waren, zoals het efficiënt vullen van openstaande diensten en het verlagen van de werkdruk. Vervolgens heb ik deze ideeën verder uitgewerkt door middel van mindmaps en brainstormsessies.

Door deze methoden kon ik de belangrijkste focuspunten identificeren en structureren. Ook maakte ik verschillende schetsen, zodat ik kon visualiseren hoe mijn digitale oplossing eruit zou kunnen zien. Uiteindelijk heb ik alles samengebracht in een duidelijk afgebakend concept, waarin ik onder andere aandacht besteedde aan een organisatiebrede aanpak, het inzetten van passende beloningen en het optimaliseren van de bestaande functies.

Ontwerpfase

In de ontwerpfase vertaalde ik de conceptuele ideeën naar concrete ontwerpen. Ik begon met het opstellen van een applicatiemap waarin alle onderdelen en functionaliteiten van de oplossing overzichtelijk werden weergegeven. Dit was de basis voor de lo-fi wireframes die ik ontwierp; deze wireframes hielpen me om de structuur en navigatie van de applicatie in kaart te brengen. Met behulp van een styletile creëerde ik een consistente visuele identiteit,

waarbij ik elementen van de bestaande huisstijl gebruikte, maar deze een moderne en toegankelijke twist gaf volgens de WCAG-richtlijnen. Uiteindelijk maakte ik een gedetailleerde mockup, waarin alle onderdelen samenkwamen. Door verschillende iteraties, waarbij ik feedback van gebruikers en de teamleider verwerkte, kon ik het ontwerp verder aanscherpen en verbeteren op zowel het gebied van gebruiksvriendelijkheid als efficiëntie.

Inlogscherm

Home pagina

Rooster pagina

Dashboard

Oproepgroep

Voorkeuren en instellingen

Aanvragen en verzoeken

Dit project heeft me ontzettend veel geleerd. Het onderzoek heeft me laten zien dat een goede voorbereiding en het combineren van diverse methoden (zoals interviews, enquêtes en deskresearch) essentieel zijn voor het in kaart brengen van de problemen en behoeften. Deze aanpak zorgde ervoor dat ik een sterk en uitvoerbaar concept kon ontwikkelen dat inspeelt op de werkdruk en interne communicatie. Tijdens de ontwerpfase leerde ik om mijn concepten te vertalen naar visuele en functionele ontwerpen, en dat het testen en itereren van deze ontwerpen cruciaal is voor een succesvol eindresultaat.

Ik heb ook geleerd dat feedback, zowel van gebruikers als van de teamleider, essentieel is om mijn ideeën te verfijnen en te verbeteren. Deze reflectie op mijn proces heeft me doen inzien dat elke fase van het eerste idee tot het uiteindelijke ontwerp zijn eigen uitdagingen en leermomenten heeft, en dat het belangrijk is om flexibel en open te staan voor verbeteringen gedurende het hele project.

Reflectie

Email: Femkeedelingportfolio@gmail.com